Đối với những cơ sở kinh doanh buôn bán thì không thể thiếu được trợ thủ đắc lực như phần mềm quản lý bán hàng. Các thao tác xử lý cũng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình để đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Vậy một phần mềm bán hàng chất lượng sẽ có những gì? Hãy cùng tham khảo bài viết để biết thêm thông tin hữu ích.
1. Một phần mềm bán hàng chất lượng là như thế nào?
Theo khái niệm thì: “Bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán “. Từ khái niệm trên ta có thể thấy được một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả sẽ phải xử lý được rất nhiều công đoạn trong quy trình bán hàng. Các công đoạn này bao gồm: quản lý và làm việc với khách hàng, quản lý sản phẩm, hàng hóa, quản lý kho hàng nhập kho sản phẩm, quản lý đơn hàng, vận đơn…
Chính vì thế, người dùng sẽ không còn phải mất hàng giờ đồng hồ để quản lý hàng tá sổ sách cồng kềnh, số liệu biểu mẫu excel trải dài rất dễ gây ra sai sót không đáng có nữa. Thay vào đó chỉ cần vài thao tác xử lý đơn giản trên phần mềm mọi công việc đều được đáp ứng kịp thời, chính xác cho người quản lý theo dõi.
Bên cạnh đó, chức năng hỗ trợ thuận tiện nhất cho người dùng đó là khả năng quản lý kinh doanh từ xa trên phần mềm. Chính vì vậy dù không có mặt trực tiếp tại cửa hàng nhưng người dùng vẫn có thể nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh kịp thời.
2. Phân loại phần mềm quản lý bán hàng phổ biến hiện nay trên thị trường
Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa, không khó để tìm kiếm được một phần mềm quản lý bán hàng chất lượng. Nhưng ở mỗi phần mềm sẽ có từng đặc điểm chức năng khác nhau, để phân biệt được các loại phần mềm bán hàng hiện nay trên thị trường có thể dựa vào một số tiêu chí như sau:
a. Dựa vào nền tảng công nghệ:
- Phần mềm bán hàng On-Premises:
Đối với phân hệ phần mềm bán hàng này thì ưu điểm lớn nhất mang đến cho khách hàng là khả năng bảo mật cao, do được cài đặt trực tiếp trên server (máy chủ) của mỗi doanh nghiệp nên không cần phải chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba.
Thế nhưng cũng vì ưu điểm trên mà khuyết điểm phần mềm mang lại vô cùng nhiều, trước tiên doanh nghiệp cần phải có bộ phận kỹ thuật riêng để duy trì được server của mình, tất cả các bản update liên quan đến phần mềm đều cần phải liên hệ tới nhà cung cấp đến để cài đặt trực tiếp. Không những vậy, do tính trả phí 1 lần xài trọn đời cho nên chi phí ban đầu cần chi trả không hề nhỏ và thiết bị cài đặt chuẩn bị trước phải hện đại, cấu hình cao.
-
Phần mềm quản lý bán hàng On-Cloud:
Đối với dạng phần mềm áp dụng công nghệ điện toán đám mây cloud hiện nay thì có thể nói đây là hình thức phần mềm hiện đại nhất mỗi doanh nghiệp nên áp dụng. Chỉ với 1 nhược điểm khá nhỏ là tính bảo mật phần mềm có một vài hạn chế nhất định do dữ liệu được lưu trên nền tảng của nhà cung cấp.
Thế nhưng, trong thời đại hội nhập vào nền công nghệ thì thay đổi phù hợp với công nghệ mới là điều tất yếu, bởi phần mềm chạy trên hệ thống cloud sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi điểm. Đầu tiên kể đến là khả năng truy cập online 24/24, khả năng tối ưu hóa thao tác người dùng một cách đơn giản giúp người dùng sử dụng dễ dàng mà không cần phải am hiểu về công nghệ, các phiên bản luôn được cập nhật nhanh chóng, kịp thời.
b. Dựa vào chi phí
Phần mềm được chia ra thành 2 loại là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí và phần mềm bán hàng có trả phí. Tất nhiên, khi trả phí thì chức năng phần mềm sẽ nhiều hơn, hoàn thiện hơn nhiều so với phân hệ phần mềm miễn phí sử dụng.
c. Dựa vào xuất xứ:
Theo xuất xứ phần mềm cũng chia thành 2 loại khác nhau là phần mềm bán hàng xây dựng với đội ngũ lập trình viên nước ngoài và phần mềm quản lý bán hàng trong nước.
3. Chức năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng
Một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp sẽ cần có đầy đủ những chức năng cơ bản như:
- Chức năng quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là chức năng thiết yếu và quan trọng nhất mà một phần mềm quản lý phải đáp ứng được. Chức năng này cho phép người dùng tạo đơn hàng, đơn đặt hàng, chốt sale theo từng khách hàng, báo giá, đơn hàng và hợp đồng. Quản lý được vận đơn và tính trang giao hàng của từng vận đơn, quản lý các chương trình khuyến mãi linh hoạt…
- Chức năng quản lý kho – hàng hóa
Quản lý số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả là bí quyết giúp các nhà bán hàng tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Giao diện phần mềm sẽ cho phép người dùng quản lý các thông tin của hàng hóa như mã sản phẩm, tên sản phẩm, thông tin sản phẩm gồm size, màu, hạn sử dụng, giá bán… Ngoài ra còn cho phép người dùng quản lý nhập/xuất kho, điều chỉnh kho, kiểm kho đầy đủ.
- Chức năng quản lý tài chính
Quy trình bán hàng thì không thể thiếu được tài chính, chức năng quản lý tài chính hỗ trợ người dùng quản lý tiền mặt, doanh thu, công nợ khách hàng, tiền mua sản phẩm, các khoản thuế… cùng nhiều khoản thu trong kinh doanh.
-
Chức năng quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là chức năng rất cần thiết vì người dùng cần nắm bắt được thông tin khách hàng, số lần mua hàng của khách để tổ chức các chương trình khuyến mãi, tri ân, bảo hành, bảo trì hợp lý nhất.
- Chức năng quản lý báo cáo
Cuối cùng, tổng hợp lại tất cả yêu cầu quy trình trên sẽ kết xuất ra được hệ thống báo cáo hoàn chỉnh. Trong kinh doanh báo cáo là thước đo giúp người quản lý kiểm soát được tình trạng doanh nghiệp. Phần mềm bán hàng sẽ xuất ra được những bản báo cáo tự động tổng hợp số liệu một cách chính xác nhất. Cùng theo đó là các dạng biểu đồ tăng giảm phù hợp để người dùng theo dõi.
Kết lại, những thông tin trong bài viết sẽ giúp người đọc hình dung ra được một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng hoàn chỉnh sẽ có những chức năng cơ bản nào. Hiện tại, Halozend đang cung cấp gói dịch vụ phần mềm quản lý bán hàng với chi phí hợp lý nhất và hỗ trợ khách hàng dùng thử 15 ngày. Click ngay vào link bên dưới để tiến hành dùng thử phần mềm quản lý bán hàng miễn phí.
