Đối với việc xây dựng một doanh nghiệp thì không thể thiếu phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng), có thể nói đây là một phần mềm cốt lõi đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. CRM giúp quản lý khách hàng của đội sale trong công ty tốt hơn. Thế nhưng, không phải bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có số lượng khách hàng như nhau. Phần mềm CRM cũng vậy, khi quản lý nhóm 10 khách hàng sẽ có chức năng khác so với quản lý nhóm 100 khách hàng. Trong bài viết này, Halozend muốn cung cấp cho bạn một vài lời khuyên cũng như tính năng của phần mềm CRM phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với phần mềm CRM có những tính năng cơ bản nhất
Những doanh nghiệp nhỏ khi bắt tay vào xây dựng doanh nghiệp chắc hẳn chưa thể ổn định ngay lập tức được. Khi doanh nghiệp còn rời rạc sẽ phải loay hoay tìm ra những thứ thật tốt hoặc điều không tốt cho doanh nghiệp của bạn.Vì vậy mà lúc này doanh nghiệp phải khóa mình trong một hệ thống phần mềm phức tạp mà trong khoảng 1 hoặc 2 tháng lại thay đổi thì thật vô nghĩa. Nói như vậy không phải là doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng vì phần mềm này vẫn cần song hành cùng sự phát triển quy mô doanh nghiệp, chỉ là phần mềm lúc này cần có những tính năng cơ bản thôi. Chẳng hạn:
- Tính năng lưu trữ thông tin liên lạc
Nếu đã là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng thì ắt hẳn không thể thiếu được tính năng lưu trữ thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ email, và những thông tin cơ bản khác. Hãy chắc chắn rằng phần mềm của bạn sẽ có thêm chức năng thêm những trường thông tin đặc biệt để nắm bắt hành vi khách hàng và giữ chân khách hàng tốt hơn sau này.
-
Theo dõi Email và các cuộc gọi
Hãy kiểm soát cuộc gọi từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc kể cả khi bạn chỉ có duy nhất một nhân viên sales. Phải chắc rằng nhân viên sale của bạn luôn cập nhật đầy đủ các tương tác họ đã có cùng khách hàng lên hệ thống CRM. Hãy cố gắng hoàn chỉnh việc này vì nó giúp bạn lấp đầy khoảng cách của bạn với leads, hoàn chỉnh hồ sơ khách hàng, nắm bắt được toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng ngay từ đầu.
- Tùy chỉnh các giai đoạn để chốt deal
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có một quy trình bán hàng hoàn chỉnh thì điều này nghe có vẻ không cần thiết lắm nhưng khi bạn đã có một quy trình hoàn chỉnh thì lại rất cần tới phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Phần mềm của bạn cần phải phân được các giai đoạn sales để phân loại deals và xem dự báo một cách chính xác hơn.
-
Khả năng ghi chú
Ghi chú là một tính năng không thể thiếu của CRM bởi nó đem đến cho việc tương tác với khách hàng một chân trời mới. Hãy tạo một hồ sơ cho khách hàng với những dòng ghi chú rõ ràng bên dưới về những gì đã bàn luận với khách hàng trước đó và vài dòng nhắc nhở về những bước tiếp theo.
Điều này thật sự hữu ích cho tương lai khi doanh nghiệp bạn mở rộng hơn nữa. Ghi chú hữu dụng không chỉ với những người mới làm quen với sổ bán hàng, mà còn rất tốt cho việc chuyển giao leads cho nhân viên mới khi quy mô công ty lớn và đội ngũ bán hàng tăng lên.
-
Theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên sale một cách cụ thể
Khi muốn theo dõi hoạt động của đội sales thì cách đơn giản và nhanh chóng nhất là nhìn vào số liệu theo từng bước của họ. Có rất nhiều cách giúp bạn xem xét được con số này, bạn có thể nhìn vào số liệu theo từng bước của mỗi team, theo thứ tự, theo lãnh thổ…
Nhưng nếu bạn bắt đầu ở quy mô nhỏ, hãy chắc chắn rằng chức năng hiện các dashboards (bảng điều khiển trung tâm) được tích hợp trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng của bạn. Đây là nơi bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình và số liệu của từng nhân viên sales. Chính vì vậy mà không nhất thiết bạn phải truy cập vào từng hồ sơ của các deals để đưa ra dự báo sau này.
Kết lại trên đây là toàn bộ những tính năng cơ bản cần thiết dành cho một doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành xây dựng doanh nghiệp cùng phần mềm CRM. Nếu bạn còn có thêm bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới phần mềm CRM hoặc muốn dùng thử ngay một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng thích hợp cho doanh nghiệp thì hãy nhanh tay liên hệ với HALOZEND nhé!
