Sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại đến đâu vẫn không thể thay thế được vai trò của con người. Hay nói cách khác, nếu nhân tố khoa học kỹ thuật là yếu tố cần thì sự chi phối và tác động của con người là nhân tố đủ để tạo nên thành công.
Bởi sự phát triển của công nghệ, những phần mềm quản lý ra đời tạo điều kiện cho con người có thể thực hiện công việc quản lý doanh nghiệp, quản lý cá nhân một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, phần mềm không thể tự làm việc và phát huy tác dụng của nó nếu như thiếu đi nhân tố con người.
Vậy, làm sao để phần mềm quản lý có thể giúp được con người trong công việc? Làm sao để công việc của doanh nghiệp bạn, cá nhân bạn được thực hiện và quản lý một cách hiệu quả? Những lưu ý sau đây có thể giúp bạn:
1. Có sự đồng lòng của lãnh đạo và nhân viên
Doanh nghiệp là một hệ thống thống nhất với cơ cấu nhiều tầng bậc. Phần mềm quản lý không thể thực hiện tốt chức năng của mình nếu như không có sự thống nhất, đồng lòng của cả hệ thống đó.
Công việc sẽ khó có thể triển khai hiệu quả nếu như nguyện vọng sử dụng phần mềm chỉ đến từ một phía: hoặc là lãnh đạo, hoặc là nhân viên. Một vài nhân viên có thể sẽ lười thay đổi cách thức làm việc và không muốn làm việc theo quy trình chung.
Vì vậy, trước khi sử dụng và triển khai sử dụng phần mềm, hãy xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo sự thống nhất, đồng lòng của cả công ty. Khi đó, phần mềm mới phát huy được những công dụng và tiện ích của mình.
2. Có sự quyết tâm của lãnh đạo
Phần mềm quản lý suy cho cùng cũng là công cụ giúp cho người quản lý có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả, khoa học hơn, thuận tiện hơn.
Chính vì vậy, để phần mềm quản lý thực hiện được chức năng của mình, điều đòi hỏi tiếp theo ở nhân tố con người đó chính là sự quyết tâm của lãnh đạo.
Triển khai phần mềm quản lý là một vấn đề rất phức tạp, bởi nó liên quan đến quy trình làm việc của cả doanh nghiệp và việc này cần thời gian để nhà cung cấp lập trình phần mềm cho phù hợp với quy trình ấy.
Rất nhiều dự án triển khai phần mềm quản lý đã thất bại bởi thời gian triển khai quá lâu hoặc người lãnh đạo bỏ cuộc giữa chừng do thấy quá rắc rối. Chỉ khi nào lãnh đạo có quyết tâm sử dụng và tìm cách để áp dụng được một cách phù hợp nhất phần mềm quản lý vào doanh nghiệp mình thì việc triển khai phần mềm mới có thể thành công.
3. Chi phí triển khai vừa túi tiền
Chi phí triển khai phần mềm là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành công trong việc ứng dụng. Trước khi triển khai phần mềm cần xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể bỏ ra nhằm tránh tình trạng vượt ngân sách sau này.
Ngân sách này được xác định dựa trên các yếu tố: quy mô của doanh nghiệp; phạm vi, nhu cầu sử dụng phần mềm; quy trình của doanh nghiệp. Sau khi xác định được các yếu tố này, doanh nghiệp có thể gửi cho các nhà cung cấp giải pháp để tham khảo giá. Từ đó, doanh nghiệp sẽ được tư vấn và lựa chọn phần mềm có giá tốt nhất cho mình.
4. Có sự tin tưởng đối với nhà cung cấp
Công việc sử dụng và ứng dụng của phần mềm chỉ có thể được thực hiện hiệu quả khi bạn có những cộng sự đáng tin cậy. Nhà cung cấp phần mềm chính là cộng sự của bạn.
Chỉ khi bạn tin tưởng với người cộng sự của mình, chia sẻ những khó khăn mà doanh nghiệp mình gặp phải, chia sẻ những đặc trưng về dữ liệu và nhu cầu sử dụng phần mềm, khi đó bạn mới có được những tư vấn thiết thực nhất trong quá trình sử dụng phần mềm.
Đối với một vài doanh nghiệp, thông tin khách hàng là “tài sản riêng”, họ không muốn chia sẻ cho nhà cung cấp về các dữ liệu này. Nếu vậy, bạn có thể cài đặt phần mềm trên server riêng, hoặc kiểm tra kỹ các điều khoản về bảo mật thông tin trong hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo dữ liệu của bạn không bị “đánh cắp”.
5. Có quy trình quản lý chuẩn
Mỗi doanh nghiệp, mỗi công ty và mỗi đối tượng khác nhau đều có những đặc trưng riêng. Chính vì vậy, phần mềm quản lý chỉ phát huy tác dụng của mình khi bạn xác định được quy trình quản lý chuẩn của doanh nghiệp.
Đó là quy trình quản lý trung tâm đào tạo hay cơ sở sản xuất, là doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh hay là một công ty nhỏ lẻ? Việc xác định quy trình quản lý chuẩn sẽ là cơ hội để bạn có thể áp dụng được một cách tối ưu tính năng của phần mềm.
6. Tìm được nhà cung cấp có thể đáp ứng được quy trình của doanh nghiệp
Trên thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nhà cung cấp lại có những thế mạnh riêng. Sự lựa chọn nhà cung cấp thông minh sẽ tạo tiền đề thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp đó.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý hiệu quả, bạn cần xác định được nhu cầu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp bạn là gì, những vấn đề mà bạn gặp phải, thời gian & chi phí triển khai dự kiến và liệu nhà cung cấp phần mềm có giúp bạn giải quyết được những khó khăn đó hay không.
